ERVIA · Informacje prawne

Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 19 października 2026 r.

Wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z ervia.pl, w jakich celach, na jakich podstawach oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Postanowienia ogólne

Dbamy o prywatność osób odwiedzających serwis ervia.pl („Serwis”). W tym dokumencie wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Serwis ma charakter informacyjno-ofertowy. Obecnie nie udostępnia newslettera, kont użytkowników ani sklepu internetowego. Prezentuje rozwiązania i wyroby medyczne wspierające opiekę, w szczególności systemy transferu pacjentów, rozwiązania z zakresu profilaktyki odleżyn oraz projektowanie przestrzeni placówek opieki. Z Serwisu i oferty Ervia mogą korzystać placówki opieki, profesjonaliści, osoby prywatne oraz pacjenci. Serwis umożliwia przede wszystkim kontakt w celu rozmowy, konsultacji, przygotowania oferty lub omówienia projektu.

Serwis nie jest narzędziem do udzielania świadczeń zdrowotnych ani diagnozowania. Informacje o produktach nie zastępują instrukcji używania, etykiety wyrobu ani konsultacji z właściwym personelem medycznym.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Ervia sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wiśniowej 12, 65-517 Zielona Góra, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001255158, NIP 9292096393, REGON 545279566 („Administrator”).

W sprawach dotyczących prywatności można skontaktować się z Administratorem:

e-mail: biuro@ervia.pl;
korespondencyjnie: Ervia sp. z o.o., ul. Wiśniowa 12, 65-517 Zielona Góra.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko i nazwa organizacji;
treść korespondencji, informacje przekazane podczas rozmowy oraz informacje potrzebne do przygotowania oferty, projektu lub odpowiedzi technicznej;
dane dotyczące współpracy, zamówienia, dostawy, serwisu, reklamacji lub wsparcia technicznego – jeżeli dojdzie do takiej współpracy poza samą stroną;
dane techniczne dotyczące korzystania z Serwisu, w szczególności adres IP, datę i czas żądania, adres odwiedzanej podstrony, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane zawarte w logach serwera;
informacje o zgodach dotyczących marketingu bezpośredniego, ich wycofaniu i sprzeciwach – jeżeli taki marketing jest prowadzony.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby kontaktującej się albo, w przypadku służbowych danych kontaktowych, od jej pracodawcy, kontrahenta lub innej osoby, zgodnie z punktem 12.

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do odpowiedzi na zapytanie, umówienia rozmowy, przygotowania oferty albo realizacji umowy z osobą prywatną lub podmiotem gospodarczym. Na etapie pierwszego zapytania nie wymagamy informacji o konkretnym pacjencie ani danych dotyczących jego zdrowia. Nie nagrywamy rozmów telefonicznych, chyba że przed nagraniem poinformujemy o tym i wskażemy odrębną podstawę oraz cel.

4. Cele, podstawy i okresy przetwarzania

Cel	Przykładowe dane	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Udostępnienie Serwisu, zapewnienie jego bezpieczeństwa, diagnostyka i wykrywanie nadużyć, w tym obsługa logów technicznych.	Adres IP, data i czas żądania, adres żądanego zasobu, informacje o przeglądarce oraz inne dane techniczne zawarte w żądaniu i zapisywane przez serwer.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu dostępnego i bezpiecznego Serwisu oraz wyjaśnianiu nieprawidłowości.	Logi techniczne przechowujemy przez 30 dni od ich zapisania, a następnie usuwamy lub anonimizujemy. Wyłącznie wpisy niezbędne do wyjaśnienia konkretnego incydentu albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą zostać wyodrębnione i zachowane dłużej, w minimalnym potrzebnym zakresie, do zakończenia sprawy lub upływu właściwego terminu przedawnienia.
Wyświetlanie czcionek Urbanist, Montserrat i Poppins za pomocą Google Fonts, w celu zapewnienia czytelnego i spójnego wyglądu Serwisu.	Adres IP połączenia z serwerami Google oraz dane techniczne żądania, w szczególności żądany zasób i informacje o przeglądarce, w zakresie przesyłanym przez przeglądarkę.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu czytelnej i spójnej prezentacji treści Serwisu.	Połączenie następuje podczas pobierania zasobów. Nie tworzymy na tej podstawie osobnej bazy profili użytkowników. Zasady przechowywania kopii plików w pamięci podręcznej opisano w punkcie 10. Google jako odrębny administrator określa własne zasady przechowywania otrzymanych danych; wskazany wyżej okres 30 dni dotyczy logów technicznych Serwisu, a nie danych przetwarzanych przez Google.
Obsługa zapytań telefonicznych i e-mailowych, umówienie rozmowy, przygotowanie oferty oraz działania przed zawarciem umowy podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą.	Imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, organizacja, stanowisko i treść korespondencji.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy działania dotyczą umowy, której stroną ma być osoba fizyczna przekazująca dane; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w przypadku kontaktów biznesowych z przedstawicielami i pracownikami organizacji, w celu obsługi zapytań i prowadzenia korespondencji biznesowej.	Przez czas niezbędny do obsługi zapytania, a następnie nie dłużej niż przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy lub ostatniego kontaktu dotyczącego tej sprawy. Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy albo powstanie potrzeba zachowania określonych informacji na potrzeby roszczeń, odpowiednie dane podlegają okresom wskazanym dla tych celów poniżej.
Zawarcie i wykonanie umowy, w tym dostawa, instalacja, serwis, wsparcie techniczne i obsługa reklamacji.	Dane kontaktowe, dane organizacji oraz informacje dotyczące produktu, projektu, dostawy lub zgłoszenia.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dla strony umowy będącej osobą fizyczną; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dla kontaktów z przedstawicielami kontrahentów, w celu wykonania współpracy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków ustawowych.	Przez czas współpracy, a następnie przez okres wymagany właściwymi przepisami lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, do upływu właściwego terminu przedawnienia.
Prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej oraz wykonywanie innych obowiązków prawnych związanych ze współpracą.	Dane identyfikacyjne, dane dotyczące transakcji, rozliczeń i dokumentów księgowych.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa.	Przez okres przechowywania dokumentacji wymagany właściwymi przepisami księgowymi, podatkowymi lub innymi mającymi zastosowanie do danego dokumentu.
Wykonywanie obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i nadzoru nad wyrobami medycznymi, jeżeli dotyczą danego produktu i roli Administratora.	Dane dotyczące zgłoszenia, produktu, zdarzenia, reklamacji i korespondencji, w niezbędnym zakresie.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków ustawowych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałym prawnie dopuszczalnym zakresie, w celu ochrony bezpieczeństwa i obsługi zgłoszenia. Dla ewentualnych danych o zdrowiu konieczne jest również spełnienie odpowiedniej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO, zgodnie z punktem 5.	Przez okres wymagany przepisami dotyczącymi danego wyrobu i dokumentacji oraz, gdy jest to uzasadnione, przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Marketing bezpośredni własnych produktów, usług i wydarzeń – jeżeli jest prowadzony.	Imię, adres e-mail, telefon, historia kontaktu oraz informacje o zgodach i sprzeciwach.	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie dopuszczalnym po ocenie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Używanie poczty elektronicznej, telefonu i innych środków objętych art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, wymaga uprzedniej zgody zgodnie z tym przepisem.	Do ustania celu, wycofania odpowiedniej zgody albo wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego. Dowody zgód, ich wycofania lub sprzeciwów mogą być zachowane przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem i obrony przed roszczeniami.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz prowadzenie postępowań.	Dane związane z kontaktem, umową, płatnością, dostawą, reklamacją lub zdarzeniem.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.	Do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, a jeżeli wszczęto postępowanie – przez okres niezbędny do jego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

5. Dane dotyczące zdrowia i informacje o pacjentach

Dane dotyczące zdrowia są szczególną kategorią danych osobowych. Na etapie pierwszego zapytania ofertowego Ervia nie wymaga informacji o konkretnym pacjencie ani danych dotyczących jego zdrowia.

Prosimy, aby w wiadomościach e-mail i podczas zwykłego kontaktu nie przekazywać danych pozwalających zidentyfikować pacjenta, w szczególności imienia i nazwiska, numeru PESEL, dokumentacji medycznej, zdjęć, diagnoz ani innych szczegółowych informacji o stanie zdrowia. Do omówienia rozwiązania należy w pierwszej kolejności używać informacji ogólnych lub rzeczywiście zanonimizowanych.

Jeżeli w późniejszym etapie współpracy, serwisu, reklamacji albo obsługi bezpieczeństwa wyrobu przetwarzanie danych dotyczących zdrowia okaże się konieczne, przed ich pozyskaniem określimy rolę Ervia i pozostałych stron, minimalny zakres danych, bezpieczny sposób przekazania oraz właściwą podstawę z art. 6 RODO i odpowiednią przesłankę z art. 9 ust. 2 RODO. Jeżeli właściwą przesłanką będzie wyraźna zgoda, uzyskamy ją przed rozpoczęciem przetwarzania. Nie wykorzystujemy danych z Serwisu do automatycznego podejmowania decyzji medycznych ani do diagnozowania.

6. Odbiorcy danych

Dane możemy powierzać lub udostępniać w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

OVH – dostawcy hostingu i infrastruktury Serwisu – oraz podmiotom zapewniającym utrzymanie WordPressa, wsparcie IT i bezpieczeństwo;
dostawcom poczty elektronicznej obsługującym skrzynki Ervia, w zakresie niezbędnym do prowadzenia korespondencji;
Google – w związku z pobieraniem Google Fonts; dostawcą API jest Google LLC, a Google Ireland Limited jest wskazanym w warunkach Google odrębnym administratorem w zakresie danych podlegających europejskim przepisom o ochronie danych, zgodnie z punktami 7 i 10;
doradcom księgowym, podatkowym, prawnym i audytorom;
producentom, autoryzowanym przedstawicielom, dostawcom i serwisom wyrobów medycznych – gdy jest to potrzebne do przygotowania oferty, realizacji umowy, serwisu, reklamacji albo obsługi bezpieczeństwa wyrobu;
operatorom logistycznym i dostawcom – jeżeli w ramach współpracy realizowana jest dostawa;
organom publicznym, sądom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.

W zależności od charakteru relacji odbiorcy działają jako podmioty przetwarzające na zlecenie Ervia albo jako odrębni administratorzy.

Dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i usług IT, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora, działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z art. 28 RODO. Umowy te określają zakres przetwarzania oraz obowiązki dotyczące poufności, bezpieczeństwa i korzystania z podwykonawców. Postanowienia dotyczące powierzenia mogą stanowić część zaakceptowanych warunków świadczenia danej usługi.

Link do profilu Ervia w serwisie LinkedIn prowadzi do zewnętrznego serwisu. Po przejściu na LinkedIn dalsze przetwarzanie danych odbywa się na zasadach jego operatora jako odrębnego administratora.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Serwis korzysta z Google Fonts do pobierania czcionek Urbanist, Montserrat i Poppins z domen fonts.googleapis.com i fonts.gstatic.com. Podczas pobierania przeglądarka przekazuje Google dane połączenia opisane w punktach 4 i 10. W związku z korzystaniem z infrastruktury Google dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”), w szczególności w Stanach Zjednoczonych, również w ramach dostępu do danych z państw trzecich.

Dostawcą Google Fonts API jest Google LLC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Zgodnie z warunkami Google dotyczącymi ochrony danych, Google Ireland Limited z siedzibą w Irlandii jest właściwym odrębnym administratorem w zakresie danych podlegających europejskim przepisom o ochronie danych. Google może korzystać z podmiotów swojej grupy, w tym Google LLC w Stanach Zjednoczonych.

Przekazywanie danych do Google LLC i innych certyfikowanych podmiotów Google w Stanach Zjednoczonych objętych EU–US Data Privacy Framework odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z art. 45 RODO, w zakresie objętym tą decyzją i certyfikacją. Dla innych transferów wymagających zabezpieczeń Google wskazuje stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, zgodnie z art. 46 RODO i warunkami właściwymi dla danego transferu.

Zasady przetwarzania danych przez dostawców hostingu, poczty elektronicznej i obsługi IT określają właściwe umowy oraz warunki świadczenia usług, w tym postanowienia o powierzeniu przetwarzania. W przypadku korzystania przez nich z przetwarzania lub dostępu do danych spoza EOG wymagamy zastosowania mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO, odpowiedniego dla danego transferu. Samo zawarcie umowy o świadczenie usług nie zastępuje tych zabezpieczeń.

Szczegółowe informacje, w tym zasady otrzymania kopii standardowych klauzul umownych, są dostępne w zasadach Google dotyczących przekazywania danych oraz warunkach ochrony danych Google. Pytania o odbiorców, państwa przetwarzania i zabezpieczenia dotyczące danych udostępnianych przez Administratora, a także wnioski o informację o zabezpieczeniach lub ich kopię, można kierować na biuro@ervia.pl.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W przypadkach i granicach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych w RODO;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego możesz wnieść sprzeciw w dowolnym momencie, bez konieczności wskazywania takich przyczyn;
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

W celu skorzystania z praw napisz na adres wskazany w punkcie 2. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Odpowiedzi udzielimy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony; poinformujemy o tym i o przyczynach przedłużenia w ciągu pierwszego miesiąca.

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W związku z korzystaniem z publicznej części Serwisu nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osoby. Nie prowadzimy profilowania użytkowników Serwisu.

Weryfikacja domeny w Google Search Console przez DNS nie polega na uruchamianiu w przeglądarce odwiedzającego skryptu śledzącego.

10. Pliki cookies, pamięć podręczna i czcionki zewnętrzne

W publicznej części Serwisu nie wykorzystujemy cookies ani podobnych identyfikatorów do analityki zachowania użytkowników, reklamy, remarketingu lub profilowania. Nie korzystamy z Google Analytics ani Meta Pixel. Nie zapisujemy identyfikatorów odwiedzających w localStorage ani sessionStorage.

Podczas weryfikacji publicznych podstron Serwisu przeprowadzonej 19 października 2026 r. nie zidentyfikowano ustawiania cookies w sprawdzonych odpowiedziach serwera ani aktywnych mechanizmów ustawiających cookies w zbadanych funkcjach. Poniżej opisujemy wykorzystywane zasoby i pamięć podręczną; nie są to pliki cookies.

Google Fonts

Serwis korzysta z czcionek Urbanist, Montserrat i Poppins dostarczanych przez Google Fonts. Arkusze CSS i pliki czcionek są pobierane z fonts.googleapis.com i fonts.gstatic.com automatycznie podczas wczytywania strony, jeżeli przeglądarka nie korzysta z zapisanej kopii zasobu. Połączenie umożliwia Google otrzymanie adresu IP oraz danych technicznych żądania, takich jak żądany zasób i informacje o przeglądarce. Zakres nagłówków, w tym informacji o stronie pochodzenia żądania, zależy od przeglądarki i jej ustawień.

Czcionki wykorzystujemy do prezentacji treści i zachowania spójnego wyglądu Serwisu. Nie używamy tej usługi do identyfikowania użytkowników ani prowadzenia analityki ich zachowania. Podstawę przetwarzania przez Administratora wskazano w punkcie 4, a informacje o Google i możliwym przekazywaniu danych poza EOG – w punktach 6 i 7. Zasady przetwarzania danych przez Google jako odrębnego administratora opisuje Polityka prywatności Google.

Technologia / nazwa	Dostawca / domena	Cel	Czas działania lub przechowywania kopii	Kwalifikacja
Google Fonts – Urbanist, Montserrat i Poppins; arkusze CSS oraz pliki czcionek.	Google – Google LLC / Google Ireland Limited; fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com.	Wyświetlanie krojów pisma i spójna prezentacja treści.	Zasoby są używane przy wyświetlaniu strony. Zgodnie z nagłówkami sprawdzonymi 19 października 2026 r. świeżość kopii CSS wynosi do 24 godzin; starsza kopia może być używana podczas odświeżania przez kolejne 7 dni. Dla sprawdzonych plików czcionek świeżość kopii wynosi do 365 dni. Rzeczywiste przechowywanie kopii zależy od przeglądarki.	Opcjonalne zasoby wyglądu; nie są plikami cookies ani identyfikatorami użytkownika nadawanymi przez Ervia.
Standardowa pamięć podręczna plików Serwisu, w tym arkuszy, skryptów, obrazów i lokalnych fontów ikon.	Przeglądarka użytkownika; pliki udostępniane z ervia.pl, z wykorzystaniem infrastruktury hostingowej.	Sprawne wyświetlanie strony i ograniczenie ponownego pobierania tych samych plików.	Zależnie od nagłówków zasobu, ustawień i mechanizmów przeglądarki, do usunięcia lub zastąpienia kopii.	Techniczne buforowanie zasobów potrzebnych do wyświetlania strony; nie służy nadawaniu identyfikatorów analitycznych lub reklamowych.

Wskazane czasy dotyczą świeżości kopii zasobów w pamięci podręcznej. Nie oznaczają terminów automatycznego usunięcia pliku z urządzenia ani okresów przechowywania danych osobowych przez Google.

Serwis nie udostępnia panelu ustawień cookies. Zdalne czcionki są obecnie pobierane bez odrębnego wyboru zgody w Serwisie. Użytkownik może usuwać pamięć podręczną i zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Ustawienia przeglądarki dotyczące cookies nie są równoznaczne z wyłączeniem połączeń służących pobieraniu czcionek.

Domena została zweryfikowana w Google Search Console przez rekord DNS. Sama weryfikacja DNS nie ustawia cookies i nie powoduje dodatkowego połączenia przeglądarki odwiedzającego z Google.

11. Bezpieczeństwo danych

Transmisja pomiędzy przeglądarką a Serwisem jest zabezpieczona przez HTTPS/TLS. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych, zgodnie z art. 32 RODO. Żaden sposób transmisji przez Internet nie gwarantuje jednak absolutnego bezpieczeństwa.

12. Dane otrzymane pośrednio

Dane kontaktowe przedstawicieli i pracowników organizacji możemy otrzymać od ich pracodawcy, kontrahenta albo innej osoby przekazującej służbowe dane kontaktowe. Mogą to być imię i nazwisko, stanowisko, nazwa organizacji, służbowy adres e-mail i numer telefonu oraz informacje o sprawie, której dotyczy kontakt.

Przetwarzamy je na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu prowadzenia korespondencji, przygotowania oferty lub obsługi współpracy. Informacje o odbiorcach, okresach przechowywania, ewentualnych transferach i prawach znajdują się w odpowiednich punktach tej Polityki.

W takim przypadku przekazujemy osobie informacje wymagane przez art. 14 RODO, w tym o źródle i kategoriach danych, w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych. Jeżeli wcześniej nawiązujemy kontakt lub ujawniamy dane innemu odbiorcy, informacje przekazujemy najpóźniej przy pierwszej komunikacji albo pierwszym ujawnieniu, odpowiednio do sytuacji, chyba że zastosowanie ma wyjątek przewidziany w art. 14 ust. 5 RODO.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany funkcji Serwisu, dostawców, wykorzystywanych technologii, przepisów prawa lub sposobu prowadzenia działalności. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie z datą ostatniej aktualizacji.